Sekretessmeddelande

1.Omfattning och syfte med detta integritetsmeddelande

Detta integritetsmeddelande gäller kunder och potentiella kunder inklusive de som besöker webbsidorna och ingår i marknadsföringsaktiviteterna (nedan”du” eller “de registrerade”) av Kekkilä-BVB Oy och dess dotterbolag (nedan “Kekkilä-BVB”, ”vi”).

Integritetsmeddelandet täcker verksamheten som avser de produkter och tjänster som vi erbjuder dig.

Syftet med detta integritetsmeddelande är att informera dig om vilka personuppgifter vi samlar in eller erhåller om dig, och hur dessa uppgifter används inklusive utlämnande, lagring och skydd av uppgifterna. Den förklarar också dina rättigheter att kontrollera behandlingen.

Vi åtar oss att respektera din integritet och behandla dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) (nedan “GDPR”) och andra tillämpliga integritetslagar och förordningar.

Personuppgifter är information som direkt eller indirekt avslöjar din identitet, såsom namn, identifikationsnummer, adress och Internet Protocol (IP)-adress (senare “personuppgifter”). Definitionerna av datasekretessvillkoren som anges i artikel 4 i GDPR ska gälla för detta integritetsmeddelande.

2. Kontaktinformation, personuppgiftsansvarig

Kekkilä-BVB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i detta meddelande.

Kekkilä-BVB består av följande företag:

• Algomin AB
• Algomin AS
• Brill France SARL
• BVB Australia PTY Ltd
• BVB Gardening GmbH
• G&C Materials Germany GmbH
• G&C Materials Oy
• Geluc B.V.
• Hasselfors Garden AB
• Kekkilä-Brill Substrates GmbH
• Kekkilä-BVB De Lier B.V.
• Kekkilä-BVB Gardening B.V.
• Kekkilä-BVB Germany GmbH
• Kekkilä-BVB Grubbenvorst B.V.
• Kekkilä-BVB Horticulture Co., Ltd.
• Kekkilä-BVB Iberia S.L.
• Kekkilä-BVB Logistics B.V.
• Kekkilä-BVB Netherlands B.V.
• Kekkilä-BVB Oy
• Kekkilä-BVB Research Center B.V.
• Kekkilä-BVB USA Inc.
• Nico Haasnoot BVBA
• Kekkilä-BVB Eesti Oü

Kekkilä-BVB är en del av Neova Group (moderbolag Neova Oy) och har en delad datasekretessstyrning med Neova Group. Neova Group är verksamt i Finland, Sverige, Estland och Nederländerna. Koncernen fokuserar på att främja professionell odling och trädgårdsskötsel, byggandet av attraktiva och trevliga boendemiljöer och djurens välbefinnande. Man tillhandahåller också lokala bränslen och producerar aktivt kol för luft- och vattenrening.

Om du har några frågor relaterade till detta integritetsmeddelande eller datasekretess i allmänhet rörande företagen i Kekkilä-BVB, kan du kontakta oss på:

Kekkilä-BVB
Ratatie 11 A
01300
Vantaa
Finland
E-post: privacy@neova-group.com

Ansvarig för dataskydd i Neova Group: Johan Nybergh, tel: +358 (0) 40 562 5565.

3. Syfte med behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter endast för legitima affärsändamål och för att uppfylla våra juridiska skyldigheter. Behandlingssyften inkluderar:

Kundförsäljning och service

• Försäljningshantering såsom order/köp, leverans, fakturering, inkasso, kreditgränskontroll
• Garantier, kvalitetssäkring, återvinning, feedback, förfrågningar och annan kommunikation med dig
• Tillhandahålla och underhålla webbshoptjänsterna

Hantering av kundrelationer

• Kommunikation & PR (t.ex. att leverera årsredovisning eller företagsnyheter)

Marknadsföring inklusive spårningsteknik och personliga erbjudanden

• Olika marknadsföringsaktiviteter för kunder och potentiella kunder (inklusive direktmarknadsföring) i olika medier (e-post, telefonsamtal, e-post, webbsidor, sociala medier och onlinechatt)
• Opinions- och marknadsundersökningar
• Reklamevenemang och tävlingar
• Spårning av tjänsteanvändning och webbsidors beteende för marknadsanalys, research, personliga tjänster och riktad marknadsföring

Intern utveckling av verksamheten

• Produkt- och tjänsteanalys, statistik och utveckling
• Spårning av tjänsteanvändning och användarbeteende på webbsidor i syfte att utveckla och optimera tjänster
• Intern träning

Informationssäkerhet

• Säkerställa säkerheten i våra IT-miljöer

Skydd av våra juridiska rättigheter t.ex. att kunna försvara ett anspråk eller lösa en tvist

Dessutom behandlas personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter enligt lagar och förordningar såsom bedrägeriförebyggande.

4. Rättslig grund för behandling av personuppgifterna

4.1 Kontrakt

När du beställer/köper en produkt eller tjänst bildas ett avtalsförhållande mellan oss. Detta avtalsförhållande är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter för försäljning och relaterade tjänster.

4.2 Samtycke

Vi behöver ditt samtycke för vissa typer av behandling, såsom behandling av känsliga personuppgifter, elektronisk direktmarknadsföring och automatiserat beslutsfattande som har en betydande inverkan på dig.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och avsluta den fortsatta behandlingen av de personuppgifter som behandlas med ditt samtycke genom att kontakta oss (se kontaktuppgifter, personuppgiftsansvarig och den registrerades rättigheter).

4.3 Berättigat intresse

Den rättsliga grunden för hantering av kundrelationer, marknadsföring, intern utveckling, säkerställande av säkerheten för våra data och egendom och skydda våra lagliga rättigheter är våra främsta berättigade (affärs-) intressen. Vi vill erbjuda bättre och säkrare tjänster till dig genom att utveckla vår verksamhet.

De andra rättsliga grunderna som anges här gäller i specifika fall, t.ex. ber vi om ditt samtycke för direktmarknadsföring och vi utför säkerhetsåtgärder för dina personuppgifter på grund av juridiska skyldigheter.

4.4 Rättsliga skyldigheter

Personuppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter såsom att förebygga bedrägerier och implementera en lämplig nivå av datasäkerhet för att säkerställa ett modernt och effektivt skydd av dina personuppgifter.

5. De personuppgifter som behandlas och källorna

Vi samlar in personuppgifter från olika källor:

• Du är den viktigaste källan till personuppgifter. Du lämnar personuppgifter när du beställer/köper våra produkter eller tjänster, deltar i våra reklamevenemang, spel eller opinions-/marknadsundersökningar, besöker oss, kontaktar oss eller kommunicerar med oss
• När du besöker våra webbsidor och onlinebutik får vi information från tredje part som spårar webbplatsaktiviteter (se cookiepolicyn på vår webbplats, www.kekkila-bvb.com )
• Vi samlar in och uppdaterar kontaktinformation (t.ex. adress, telefonnummer) från offentliga tredjepartskällor.

Vi tar även emot personuppgifter från tredje part såsom kreditvärderingsföretag (kreditgräns), partners (försäljningsorder för våra produkter och tjänster) och leverantörer av marknadsföringsinformation (kontakt- och identitetsuppgifter för potentiella kunder som är intresserade av oss)

Kategorier av personuppgifter		Exempel på personuppgifter
Kontakt- och identitetsuppgifter		namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personlig identitetskod, födelsedatum, språk, titel, befattning, namn på enskild firma, organisationsnummer, land/nationalitet
Kundidentifikation och relationsdata		Kund-id, beställningar/köp, faktura/betalningsuppgifter
Kommunikationsdata inklusive inspelningar		Feedback, återkrav, förfrågningar, kundtjänstinspelningar (chattmeddelanden och kundtjänsttelefonsamtal)
Finansiella data		Betalningar, kreditbetyg
Elektronisk identifiering, spårning och beteendedata		IP-adress, nätverksadress, sessions-id, besökta sidor och surfbeteende (se cookiepolicyn på vår webbplats, www.kekkila.com)
Samtycke och invändning mot behandling av personuppgifter		Marknadsföringstillstånd
Ytterligare information som samlas in för specifika evenemang		Ytterligare frivillig information som ges till ett specifikt evenemang såsom kostinformation eller behov av tjänster för personer med funktionsnedsättning
Ytterligare information tillhandahålls		Kundens önskemål och preferenser

Vi har inte för avsikt att behandla dina känsliga personuppgifter (såsom hälsouppgifter), men du kan lämna sådana uppgifter frivilligt när du kommunicerar med oss, och därmed behandlas uppgifterna med ditt samtycke.

När du beställer/köper våra produkter och tjänster eller på annat sätt ingår ett avtal med oss behöver vi dina personuppgifter för att uppfylla avtalet och våra juridiska skyldigheter. Vi kommer att informera dig när vi samlar in uppgifterna om vilka personuppgifter du måste tillhandahålla.

6. Lagringsperioder

Vi behåller dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de syften som presenteras i detta integritetsmeddelande, såvida inte en längre lagringstid krävs i lagstiftningen.

När personuppgifterna inte längre behövs för ändamålet de samlades in för, passiveras uppgifterna först och behandlingen begränsas (t.ex. endast för juridiska ändamål). Senare tas uppgifterna bort eller anonymiseras inom rimlig tid. Längden på lagringsperioden beror på syftet med behandlingen.

Försäljnings-/kontraktsändamål

• Försäljnings- och avtalsrelaterade data lagras minst 10 år efter försäljningen på grund av lagliga skyldigheter. Övriga kunduppgifter lagras minst 3 år efter den senaste registrerade kundaktiviteten (produkt/tjänstbeställning, leverans) för att säkerställa att reklamationer och garantier kan behandlas korrekt.

Marknadsföring och kommunikationsändamål

• Prenumerationsdata för nyhetsbrev tas bort från nyhetsbrevstjänsten när nyhetsbrevet avbryts.
• Personuppgifter om potentiella kunder tas bort inom ett år efter att de har samlats in för en specifik marknadsföringsaktivitet.
• Behandling av personuppgifter för andra marknadsföringsändamål upphör senast 3 år efter den senaste aktiviteten (kundregistret passiveras).

Elektronisk identifiering och spårning av webbsidor

• Se cookiepolicyn på vår webbplats, www.kekkila-bvb.com .

7. Dataöverföringar och mottagare

Vi överför personuppgifter inom företagen i Kekkilä-BVB och Neova Group om det är nödvändigt för de syften som presenteras i detta integritetsmeddelande.

Vi överför även personuppgifter till våra partners och tjänsteleverantörer i följande kategorier:

Kategorier av mottagare

Leverantörer av finansiella tjänster

Leverantörer av bokföringstjänster

IT-tjänsteleverantörer

Leverans av produkter eller tjänster (återvinning, trädgårdsskötsel, logistik), kundservice och kvalitetssäkring

Marknads-, kommunikations- och PR-tjänsteleverantörer

Spårningstekniker

Utbildningstjänster

De företag som utför spårning på våra webbplatser finns i cookiepolicyn på vår webbplats, www.kekkila-bvb.com. Information om övriga mottagare kan fås genom att kontakta oss.

Vi kan också komma att lämna ut personuppgifter på grund av en rättslig skyldighet relaterad till t.ex. säkerhet och skydd av juridiska rättigheter.

Om vi är involverade i en fusion, försäljning, joint venture, förvärv eller liknande arrangemang kan vi komma att överföra personuppgifter till de inblandade parterna. Vi kommer att informera om alla betydande förändringar i integritetsnivån.

7.1 Personuppgiftsöverföring(ar) utanför EU/EES

Om dina personuppgifter överförs utanför Europeiska unionen (EU)/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), säkerställer vi att överföringen utförs med hjälp av nödvändiga skyddsåtgärder (såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler), som säkerställer att dina uppgifter fortsätter att skyddas enligt GDPR.

8. Den registrerades rättigheter

Registrerade, dvs de vars personuppgifter vi behandlar, har de rättigheter som anges i GDPR för att göra de förfrågningar som presenteras här. Vi kan begära ytterligare information om det behövs för att bekräfta identiteten på den begärande. Vi kommer att besvara begäran senast en månad efter att den som begärt har identifierats och vi har fått tillräckligt med information för att uppfylla begäran.

8.1 Rätt till tillgång och rättelse

Du har rätt att begära att vi informerar dig om vilka personuppgifter vi behandlar om dig (eller att inga uppgifter behandlas), och begära att vi rättar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga (eller inaktuella).

8.2 Rätt till radering (‘rätt att bli glömd’) och rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi raderar (eller gör anonyma) eller begränsar behandlingen av personuppgifter som vi behandlar om dig. Vi kommer att uppfylla din begäran om vi inte har en legitim anledning att inte radera uppgifterna, i vilket fall du kommer att informeras.

8.3 Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att invända mot användningen av alla eller vissa av dina personuppgifter för utvalda ändamål. Vi kommer att följa din begäran om vi inte har en legitim anledning att fortsätta behandlingen (t.ex. juridisk skyldighet), i vilket fall du kommer att informeras.

8.4 Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få de personuppgifter om dig som du har lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen är baserad på samtycke eller på ett kontrakt, och behandlingen utförs på automatiserade sätt.

8.5 Rätt att återkalla samtycke

Om du har gett ditt samtycke till viss behandling har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke angående vidare behandling av dina personuppgifter.

8.6 Hur man använder dessa rättigheter

Du kan använda dessa rättigheter genom att kontakta oss med kontaktinformationen som finns i början av detta sekretessmeddelande. Begäran måste lämnas skriftligen och innehålla tillräckligt med information för att bekräfta din identitet. Vi kan begära ytterligare information om det behövs.

Vi kommer att informera mottagarna av dina personuppgifter om du har begärt att uppgifterna ska rättas, raderas eller begränsas, om inte detta visar sig vara omöjligt eller innebär oproportionerligt arbete.

Vi har rätt att vägra att agera på förfrågningar som är uppenbart ogrundade (uppenbart omotiverade) eller överdrivna, särskilt på grund av deras repetitiva karaktär, eller ta ut en rimlig avgift baserat på kostnaderna för att uppfylla begäran.

8.7 Rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet

Du har rätt att klaga till den behöriga tillsynsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har behandlats felaktigt.

Kontaktinformation:

Tillsynsmyndighet:

Dataombudsmannens byrå i Finland
Besöksadress: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PO Box 800, 00531 Helsingfors, Finland
E-post: tietosuoja@om.fi
Telefon: +358 (0)29 566 6700

Sverige Integritetsskyddsmyndigheten
Besöksadress: Drottninggatan 29, 104 20 Stockholm
Postadress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm
E-post: imy@imy.se
Telefon: +46 8 657 6100
https://www.imy.se/

9. Säkerhetsåtgärder

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och förordningar, och säkerställer att tjänsteleverantörerna (personuppgiftsbiträden) följer avtalsmässiga åtgärder (databehandlingsavtal).

Vi har implementerat moderna tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst eller överföring och oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust eller ändring. Informationssäkerheten och dataskyddet för våra system och miljöer som innehåller personuppgifter hanteras på lämpligt sätt som helhet. Vi säkerställer säkerheten för de lagrade uppgifterna, åtkomsträttigheter och behandling av konfidentiella och känsliga personuppgifter.

Tillgång till personuppgifter är begränsad till de som behöver tillgång för att utföra sitt jobb. Tillgång baseras på roller och de uppgifter och funktioner som är kopplade till den rollen. Alla personer som behandlar personuppgifter är skyldiga att behandla uppgifterna konfidentiellt. Användarna av IT-miljön identifieras och åtkomsten till systemen är säkrad och begränsad av användarrättigheter. Åtkomst till den fysiska platsen baseras också på individuella åtkomsträttigheter och åtkomstnycklar.

10. Ändringar av detta integritetsmeddelande

Vi ändrar och uppdaterar detta integritetsmeddelande närhelst det är nödvändigt på grund av t.ex. förändringar i försäljnings- eller marknadsföringsprocesser, tjänsteleverantörer eller lagar och förordningar Ändringshistorik finns i anslutning till integritetsmeddelandet. Väsentliga förändringar kan även meddelas med ett separat meddelande (t.ex. e-post).

11. Versioner

Version 1.0 – 24.5.2018
Version 1.1 – 22.1.2019
Version 1.2 – 21.07.2021
Version 1.3 – 17.11.2021
Version 1.4 – 23.11.2021
Version 1.5 – 7.6.2022